Las tics a la contabilidad.
La Tecnología de la Información y la Comunicación.
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC o bien NTIC para nuevas tecnologías de la información y de la comunicación) agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de la información, principalmente la informática, Internet y las telecomunicaciones.
Por extensión, designan un sector de actividad económica.
Las tecnologías de la información y la comunicación no son ninguna panacea ni fórmula mágica, pero pueden mejorar la vida de todos los habitantes del planeta. Se dispone de herramientas para llegar a los Objetivos de Desarrollo del Milenio, de instrumentos que harán avanzar la causa de la libertad y la democracia y de los medios necesarios para propagar los conocimientos y facilitar la comprensión mutua» (Kofi Annan, Secretario general de la Organización de las Naciones Unidas, discurso inaugural de la primera fase de la WSIS, Ginebra 2003)
El uso de las tecnologías de la información y la comunicación ayudaría a disminuir la brecha digital aumentando el conglomerado de usuarios que las utilicen como medio tecnológico para el desarrollo de sus actividades.
Las TIC conforman el conjunto de recursos necesarios para manipular la información: los ordenadores, los programas informáticos y las redes necesarias para convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla.
Impacto de la tecnología en la contabilidad
El fuerte impacto que han tenido los avances tecnológicos en el área contable ha sido enorme en las últimas décadas. Así, las tecnologías de información han sido un motor de cambio que permite dar respuestas a las necesidades de información
Hoy, la tecnología de información ha tenido mucha influencia en los cambios dentro de las compañías. Esto se ha debido a los adelantos que se han logrado, a la implementación de nuevos sistemas y tecnologías, y al trabajo esforzado de mucha gente que se ha dedicado a innovar nuevos productos y servicios informáticos.
Antes la contabilidad era a mano, con lápiz y papel, mientras que ahora no se puede pensar sin utilizar paquetes informáticos. Así se ha logrado ser más eficientes en el trabajo contable y el rol de este puesto ha ganado importancia en las compañías, pasando a formar parte del grupo de gente que toma decisiones basándose en la información financiera que tienen, y facilitada por los ordenadores y los programas específicos.
Efectivamente la contabilidad ha sido uno de los sectores más modernizados o actualizados tecnológicamente, existiendo en la actualidad software específico para control de pagos, cuentas por cobrar, nóminas, y un largo etc. Que han ayudado a facilitar al contador su trabajo y a ahorrar mucho tiempo. Aquel tiempo que se tenía que tomar para elaborar los estados financieros en la empresa puede aprovecharlo ahora para hacer un análisis de los mismos y para poder tomar mejores decisiones en la compañía.
Hay en la actualidad software especial para poder calcular los impuestos y que facilitan mucho el área fiscal, disminuyendo los errores y mejorando los resultados exigidos por las leyes fiscales.
El impacto que ha tenido la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información trabajan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información.
La Contabilidad a lo largo del tiempo ha evolucionado siempre en la búsqueda de satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios, sin embargo hace poco tiempo podríamos ver el estancamiento en el que esta profesión se encontraba al realizar la mayor parte de sus procedimientos en miles y miles de papeles, dejando de lado los cambios tecnológicos que ofrece el mercado.
La Contabilidad a lo largo del tiempo ha evolucionado siempre en la búsqueda de satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios, sin embargo hace poco tiempo podríamos ver el estancamiento en el que esta profesión se encontraba al realizar la mayor parte de sus procedimientos en miles y miles de papeles, dejando de lado los cambios tecnológicos que ofrece el mercado.
Características de un software contable.
Flexibilidad.
-Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
-Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
-Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.
-Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.
-Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.
Compatibilidad.
-Con otros programas de oficina más utilizados como el Office.
-Con otros programas contables y financieros.
-Permita importar y exportar información con otros programas.
-Manejo de centros de costos.
-Opción de manejo de diferentes monedas.
-Capacidad de intercambio de información local y externa.
Fácil manejo.
-No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.
-Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.
-Indica la mayor información relativa en una sola vista.
-Desglose de la información por periodos contables.
-Actualización automática de saldos.
-Información por niveles.
-Manipulación de documentos en forma de objetos.
-Definición de consultas especiales.
-Interfaz graficas.
-Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, nit, código de cuenta.
Seguridad.
-Claves de acceso.
-Definición de usuarios con diferentes atributos.
-Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.
-Informe de cualquier inconformidad con el balance.
Uniformidad.
-Plan único de cuentas básico incluido.
-Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.
-Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la
Información :consultas y reportes.
-Graficas estadísticas.
Reportes Básicos Requeridos.
-Plan único de cuentas.
-Comprobante diario de contabilidad.
-Lista de documentos por períodos.
-Lista de movimientos por cuentas.
-libros oficiales
-Estados financieros comparativos.
-Análisis estadísticos.
-Reportes legales: IVA, rete fuente, reteiva, reteica.
Opciones Avanzadas.
-Que tenga un generador de informes especializados.
-Facilidad de actualización del software.
-Soporte contable en línea.
Pasos para sintetizar la contabilidad atreves de un software.
Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario:
1-Identificar y definir la empresa (nombre, actividad, nit, régimen, dirección etc.).
2-Ajustar o definir el catalogo de cuentas.
3-Definir los documentos a utilizar (comprobantes de diario)
4-clasificar los documentos.
5-Realizar los cortes para saldos iniciales.
6-Digitar la información requerida.
Ventajas y desventajas de la TIC aplicada a la contabilidad.
Ventajas:
- Velocidad.
- Volumen de Producción.
- Reducción de Errores.
- Obtención de Información Contable Oportuna
- Exactitud
- Menores riesgos
- Menores costos
Desventajas:
- Falta de privacidad
- Aislamiento
- Fraude
- Disminución en la Confiabilidad de Información Contable
- Recurso humano indispensable para Manejar Sistemas de Información.
Funciones de la TIC para los Contadores.
Las empresas en su mayoría siempre tiene la tecnología mas avanzada ya que para ocupar o ser uso de la contabilidad la mayoría de los contadores tienen que actualizarse utilizando las llamadas tics (tecnologías de información) tales elementos sólo demuestran que la contabilidad juega un papel decisivo dentro del sistema informativo de una empresa, sus objetivos están orientados hacia la comunicación de información útil a los distintos usuarios de la misma.
Dicha información, producto del desarrollo económico de las sociedades, cada vez exige mayor exactitud, diversidad, accesibilidad y por tanto un mayor volumen de la misma, ciencia de las técnicas de información y comunicación.
Las TIC, en su definición más rigurosa, se refiere al aspecto tecnológico de un SI (Sistema de Información), incluye el hardware, bases de datos, el software, las redes y otros dispositivos.
Un sistema de información, puede considerarse como un subsistema de las TIC.
Las TIC"s pueden también definirse como la utilización de los recursos tecnológicos, para la gestión y transformación de datos en información, específicamente la captura, procesamiento, almacenamiento, seguridad y recuperación. Otra definición valida es: Software, computadoras y otros dispositivos electrónicos para procesar, almacenar y recuperar información.
¿Qué es Contabilidad?
La contabilidad según la Real Academia Española, menciona que es un "sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares".
El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) menciona que "la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos".
¿Cuál es la relación entre las TIC"s y la Contabilidad?
La contabilidad en sus inicios fue manual y posteriormente mecánica y en 1984 pasó a ser electrónica con un avance que actualmente se procesa por software contable específico (TIC) que producen la información financiera base de la toma de decisiones para los interesados de la entidad económica.
El software contable se apoya en otro software administrativo para lograr la función integral de la contabilidad y así se tienen como ejemplos sistemas para: la administración del proceso comercial, la administración de la nómina a empleados, el control del flujo de efectivo y la administración del punto de venta.
El avance de las TIC, imprime velocidad en varios escenarios como el contable, al exigir eficiencia y calidad en el registro de las operaciones comerciales, legales, ambientales y de operación para producir información veraz, confiable y oportuna para que los usuarios de la misma, estén en posibilidad de tomar decisiones acertadas requeridas por los usuarios (accionistas) en las entidades económicas.
Características
- Registro y captura de datos económicos
- Actúan sobre la información
- Procesamiento de datos
- Lógica de interconexión de todo sistema o conjunto de relaciones
- Transformación de datos en Información Financiera
- Convergencia creciente de tecnologías específicas en un sistema altamente integrado, dentro del cual las antiguas trayectorias tecnológicas separadas se vuelven prácticamente indistinguibles
- Uso de información financiera para toma de decisiones
- Interacción con base en flexibilidad
Se fundamentan en la capacidad de manejo de datos y su procesamiento por su actuación sobre la información. La contabilidad se enlaza con otras áreas por medio de las TIC para procesar y transformar los datos y producir información financiera que sirve para toma de decisiones, al darle flexibilidad las TIC por medio de la interpretación de las misma aplicandorazones financieras y otros indicadores de gestión necesarios para la administración de la entidad económica.
DESARROLLO
El uso de las Tic"s en Contabilidad
El Proceso Contable está compuesto por cinco macro procesos;
- RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS
- SISTEMATIZACION O PROCESAMIENTO
- REVELACION
- ANALISIS Y
- CONTROL
Dentro del primero se encuentran las actividades de identificar, clasificar, valuar; en el segundo, registrar, asignar, verificar y ajustar; en el tercero Revelar, en el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.
El impacto de la tecnología en el que hacer contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Cabe aclarar, que las tecnologías minimizan el trabajo del hombre para incrementar la calidad de vida de este, en el caso del Contador Público se automatiza el proceso contable, permitiendo que éste se dedique a los procesos de análisis y control; aunque le resulta otra actividad, la programación de los sistemas; según Ricardo Osorio Uribe "Hoy la tecnología ha abierto campos para nuevos registros, para la agregación /desagregación de información, planes de cuentas y generación de múltiples reportes".
Las empresas actualmente implementan sistemas automatizados del ciclo de compras, medios de pago, contratación con proveedores, igualmente efectúan el traslado de información vía Web, y presentan un sin número de software que aplican a cada módulo de Contabilidad. Las actividades de reconocimiento, valuación y registro las ejecutan los sistemas por medio de lectores de barras, los cuales inicialmente deben diseñar y programar conjuntamente un equipo interdisciplinario en el que se encuentra el Contador Público, quien tendrá que verificar que se programen de acuerdo a los métodos de valuación más indicados y bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; la incorporación de la propiedadplanta y equipo, al igual que las mercancías se lleva de esta manera; los sistemas post han revolucionado el campo de los inventarios, debido a que los pedidos y remisiones se establecen por medio del e-mail o Web. El ingreso de esta a la bodega se hace por el lector de barras y al venderse se realizar automáticamente el descargue del costo.
Las empresas de crédito han adquirido software o plataformas para esta actividad, los cuales van causando y generando las obligaciones con los terceros; recolectando información detallada en las bases de datos.
El ciclo de pagos es el más automatizado dado que el sector financiero depende total mente del desarrollo tecnológico para cumplir con su fin; esto permite que las empresas lleven a cabo sus movimientos financieros a través de los cajeros electrónicos, o simplemente por traslados de cuenta, y consulten su saldo en la Web, inclusive lo realizan por efectos de control y agilidad.
En general la automatización de los procesos produce mejores condiciones para la organización por que agiliza los procesos, no cambiar la metodología, ahorra tiempo y reduce costos.
La web y la automatización de los procesos representan un desarrollo para la contabilidad administrativa, en especial para los presupuestos, porque permite saber las cantidades exactas y los precios de mercado para realizar los estándares. Inclusive Dense Bendel dice: "La meta de la Automatización de toda cadena de abastecimiento es un objetivo valioso que simplificara la vida de los ejecutivos de finanzas al dejarles más tiempo para la planificación estratégica y ahorrara dinero a las empresas". Adicionalmente permite tener herramientas más poderosas para la predicción.
Según José Gill "Un buen sistema de información organizacional debe permitir; - Integrar los Datos de los sistemas de gestión, financieros, con datos externos e históricos, - proporcionar información útil, accesible y operable, - agrupar los datos con buena calidad, - ser flexible; ósea permitir a varios usuarios utilizar diversas herramientas, - no presente datos innecesarios, - permitir crear reportes de Gestión, Contables, Tributarios, - permitir maniobrar análisis y proyecciones, además, interactuar con ellos en la red".
El proceso de revelación de la información Contable es más analítico, puesto que hay que verificar que se hallan reconocido todos los hechos económicos y adicionalmente programar el sistema para que le produzca el reporte depurado con las características requeridas por las partes de interés.
En esta parte las TIC ayudan mucho a las contabilidad administrativa, porque los sistemas permiten proyectar la información y adicionalmente simularla según los diversos fenómenos que se creen en los escenarios.
Las TIC"s más usadas en Contabilidad
- Aspel: Es una empresa dedica al diseño y desarrollo de sistemas administrativos que facilitan a las Micro, Pequeñas y Medianas empresas la toma de decisiones.
COI: Mantiene la información actualizada al mismo tiempo que la procesa y la integra contablemente y también dentro del ámbito fiscal da a sus empresarios información de mucha utilidad para su estado financiero y elabora oportunamente las declaraciones fiscales. Calcula la depreciación de los activos fijos e interactúa con los demás sistemas Aspel, lo que nos lleva a una mayor eficiencia dentro de nuestra administración.
SAE: Este Sistema administrativo empresarial es el encargado de controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de cualquier empresa de acuerdo con la legislación vigente así podemos estar seguros que es confiable podemos estar a la vanguardia en tecnología. La integración de sus módulos son: clientes las facturas, vendedores, cuentas por pagar y estadísticas.
PROD: Controlas fácilmente los procesos de fabricación de tus productos, asegurando una óptima administración de costos e inventarios y, al trabajar integrado con Aspel-SAE, compartes información para agilizar tus procesos.
NOI: Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina contando con la legislación fiscal y laboral vigente, por esto es la más recomendable para las micros, pequeñas y medianas empresas.
BANCO: Maneja eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento. Permite manejar movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programación de movimientos periódicos, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, así como la conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.
- SAP: SAP Business Suite son un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricación, inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos específicos de la empresa o crear módulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros proveedores. Se puede utilizar en cualquier sector empresarial.
- NOMIPAQ: Cuenta con un esquema de conceptos para el IMSS manejando cada rubro de forma independiente además de la concentrada.
- CONTPAQ: Es el sistema contable integrador que facilita y automatiza el proceso de la información contable, financiera y fiscal de tu empresa, así como la recepción de tus comprobantes fiscales digitales, brindándote una visión global del estado de tu negocio.
- MRP: La planificación de los materiales o MRP es un Sistema de Planificación y Administración, normalmente asociada con un software que plantea la producción y un sistema de control de inventarios. Tiene el propósito de que se tengan los materiales requeridos, en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El MRP sugiere una lista de órdenes de compra. Programa las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada.
- BAAN: Es un ERP (Planificador de Recursos Empresariales) Permite hacer desde valoraciones de costos de fabricación, rutas, estructuras, etc. además ofrece todos los módulos necesarios, finance, manifacturing, service, Connectivity, Proyect, warehousing, electronic commerce, etc... Es un sotfware vivo, el soporte del fabricante (BaaN) nos envía de forma periódica actualizaciones, así como parches para solucionar posibles problemas. Además es posible el desarrollo a medida de módulos o componentes necesarios para los requerimientos específicos de cualquier empresa, o interface con otras aplicaciones, lectores de códigos de barras, etc. Este tipo de software está enfocado a medio-grandes empresas, con facturaciones a partir de unos 1000 millones de pts.
- JDEdwards: Software de planificación de recursos empresariales completo con aplicaciones integradas que combina valor de negocio, tecnología basada en estándares y profunda experiencia del sector en una solución empresarial con un bajo costo total de propiedad. EnterpriseOne es la primera solución ERP para ejecutar todas las aplicaciones en Apple iPad. JD Edwards EnterpriseOne también entrega aplicaciones móviles
- Aplicaciones para dispositivos móviles
Toshl: Se trata de una aplicación disponible únicamente en la Appstore, especialmente para iPhone. En esta aplicación se ingresan los ingresos mensuales y los gastos fijos, para luego ir agregando los gastos adicionales con el uso de tags para su fácil clasificación.
Budget Tracker: Esta es una aplicación para Android en la cual se colocan los ingresos y egresos, generando así reportes de las categorías de las que más se gaste dinero y pudiendo llevar una mejor administración del dinero.
Tupaco: Esta es una aplicación para Android bastante completa, en la cual se pueden poner los ingresos y egresos, así como las tarjetas de crédito y débito, con una interfaz bastante interactiva y completamente en español. La aplicación permite colocar categorías de datos, exportar informes a la tarjeta SD y generar archivos XML.
Google Drive: La nube de Google, que brinda la opción de crear documentos, formularios y hojas de cálculo en las cuales se pueden ingresar datos, operarlos, etc., pudiendo ser editados tanto desde el celular como desde una computadora, accediendo simplemente a tu cuenta de Gmail.
- Otras herramientas tecnológicas: Correo electrónico, Sitios Web, Facturación electrónica, Suscripciones de actualización en línea.
Perfil de un Contador según Recursos Humanos
Algunos ejemplos de empresas que solicitan Contadores son las siguientes:
1. Empresa: La Gota Inmaculada. Fabricantes de equipo para purificar agua.
Entre sus requisitos: Dominio de NOI 6 y/o 5 y como requisito indispensable manejo de SAP
2. Empresa: Telcel. Perfil: Manejo de algún ERP de preferencia SAP
3. Pro Activity Business S.A. de C.V. Empresa dedicada al mantenimiento industrial especializado. Perfil: NOI, SAE, COI
Otras empresas requieren:
Paquetería Office, principalmente Excel
· Oracle
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos100/tica-s-contabilidad/tica-s-contabilidad.shtml#ixzz3bTwDvnxk
